Vấn đề đầu tiên mà bạn cần quan tâm là hãy xem xét cẩn thận những dịch vụ đã có sẵn và nhu cầu của khách hàng về các sự kiện gồm những gì? Sẽ có rất nhiều thứ mà bạn cần phải chuẩn bị cho một sự kiện dù là có quy mô nhỏ hay lớn. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải dự trù trước những điều có thể phát sinh trong các khâu tổ chức thực hiện. Vậy chúng ta cần chuẩn bị những gì để một sự kiện diễn ra thành công?
+ Lắp đặt thiết bị cho dịch vụ vận hành: Có rất nhiều dịch vụ và trang thiết bị mà bạn cần dùng trong việc tổ chức sự kiện như là âm thanh, ánh sáng, bảng điện tử, thảm đỏ, sân khấu, thiết bị quay hình,… Bên cạnh đó cũng cần lựa chọn thật đúng đắn những người sẽ đồng hành cùng bạn, những nhà cung cấp dịch vụ giàu kinh nghiệm sẽ giúp đáp ứng nhu cầu của các sự kiện tốt hơn và có thể đưa ra một số lời khuyên hữu ích dựa trên những kinh nghiệm trước đây của họ.
+ Hãy quyết định nơi đặt các thiết bị: Nhiều sự kiện đòi hỏi phải sử dụng các thiết bị lớn vì thế cần những không gian và diện tích rộng rãi để lưu trữ. Việc bạn quyết định xem nên để chúng ở đâu sẽ giúp bạn quản lý tốt không gian và trang thiết bị vật tư hiệu quả hơn. Cũng cần phải kiểm tra các thang máy chở hàng, kích thước của các bậc thang như thế nào? Lối vào của tòa nhà, chiều rộng của hành lang là bao nhiêu? Thiết bị và máy móc có thể đi qua nó được không?,…
+ Các yêu cầu hệ thống điện: Hãy tính toán và xác định trước các nhu cầu về nguồn điện mà sự kiện của bạn cần sử dụng. Đừng bỏ qua dù là những yếu tố nhỏ nhất như: cần những ổ cắm loại nào và bố trí chúng ở đâu?, Có nên sử dụng thêm máy phát điện?, Dự tính trước chỉ số điện năng mà bạn cần dùng cho sự kiện và các hệ thống đèn chiếu nào?,…
+ Giấy phép lắp đặt các dịch vụ sự kiện: Rất nhiều các loại hình dịch vụ đòi hỏi phải xin được giấy phép hoạt động thì mới được triển khai. Chẳng hạn như các hoạt động tổ chức thể thao, thả diều, âm nhạc hay vận chuyển các thiết bị đòi hỏi xe chuyên dụng được yêu cầu phải có giấy phép hoạt động tại thành phố, đặc biệt là trong giờ cao điểm. Ngoài ra, một bảng chỉ dẫn hướng đi sẽ giúp khách tham dự nắm rõ hơn về địa điểm để tạo ra sự thuận tiện nhất cho khách hàng. Đây cũng là vấn đề mà bạn cần quan tâm nhiều hơn.
+ Những vấn đề xã hội có liên quan: Các quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh an toàn thực phẩm, quy định chung của nơi tổ chức về tiếng ồn, thời gian hoạt động và các hạn chế khác. Tùy theo sự kiện thực tế mà bạn tổ chức hãy quyết định xem cần phải lưu ý những gì để sự kiện diễn ra an toàn và tốt đẹp nhất.
Một sự kiện thành công sẽ đòi hỏi rất nhiều yếu tố công hưởng vì thế bạn cần phải tính toán và quan tâm đến những việc chi tiết nhất. Trên đây là một vài vấn đề quan trọng mà nhiều người vẫn hay bỏ quên và ít xem trọng chúng nhưng thật ra nó có thể gây ảnh hưởng to lớn đến sự kiện của bạn đấy. Hãy tham khảo và hoạch định ra cho bản thân và doanh nghiệp của mình một kế hoạch tổ chức sự kiện thật hoàn hảo nhé!